Det frie Gymnasium har en whistleblowerenhed, der består af personer fra skolens ledelse og tillidsvalgte. Enhedens opgave er at følge op på indberetninger og sagsbehandle. I forbindelse med håndteringen af sager kan eksterne jurister også blive inddraget, fx når det vurderes nødvendigt for at leve op til lovens krav.

Enhedens medlemmer:

• Mette Petersen, vicerektor
• Peter Futtrup, grundskoleleder
• Kazem Neisari, arbejdsmiljørepræsentant
• Lene Stockmarr Eriksen, tillidsrepræsentant
• Cristian Borch, tillidsrepræsentant

Enhedens opgaver:

• Modtage indberetninger
• Give bekræftelse på modtagelse
• Have kontakt med whistlebloweren
• Følge op på indberetninger
• Give feedback til whistlebloweren
• Sikre fortrolighed om identiteten på berørte
• Forhindre uautoriseret adgang til oplysningerne
• Afvise indberetninger, der ikke er omfattet af loven

Whistleblowerenheden har som udgangspunkt metodefrihed i forhold til oplysning af sagen, idet det vil bero på en konkret vurdering af hver enkelt oplysning, hvordan oplysningerne håndteres bedst muligt.

Whistleblowerenheden orienterer rektor om, at der er modtaget en indberetning med det pågældende indhold og beslutter i samråd anbefalingerne til, hvordan sagen bør behandles videre. Hvis indberetningen vedrører rektor, orienteres bestyrelsesforpersonen for Det frie Gymnasium også om indberetningen.

Det frie Gymnasium har valgt en teknisk indberetningsløsning, som leveres af Whistleblower Software Aps.

Fortrolighed, sikkerhed, statistik

Indberetningsløsningen fra Whistleblower Software Aps sikrer sikkerheden samt fortrolighed om identitet på whistlebloweren, den berørte person og enhver tredjepart nævnt i indberetningen. Det er endvidere sikret, at ingen uautoriserede medarbejdere har adgang til indberetninger mv.

Slettepolitik

Der er etableret slettepolitikker, så det sikres, at personoplysninger, der er indberettet til whistleblowerordningen, ikke opbevares længere end nødvendigt. I udgangspunktet gælder det, at oplysninger behandles, mens sagen er aktiv, og herefter slettes. Hvis skolen på baggrund af de indsamlede oplysninger ender med at gennemføre en disciplinær sanktion, eller der i øvrigt foreligger grunde til, at det er sagligt og nødvendigt fortsat at opbevare oplysninger om en medarbejder, vil oplysningerne blive opbevaret i den pågældendes personalemappe.

Sagsbehandling

Whistleblowerenhedens sagsgange er fastlagt i skolens retningslinjer for sagsgangen ved behandlingen af en indberetning, som sikrer, at sagsbehandlingen i whistleblowerenheden lever op til lovens krav. 

Procedure og informationspligt

Proceduren for, hvordan der kan foretages indberetning til skolens whistleblowerordning er beskrevet i Det frie Gymnasiums whistleblowerpolitik

Offentliggørelse

Skolen offentliggør en gang årligt oplysninger om den generelle aktivitet i ordningen af statistiske hensyn. Offentliggørelsen sker på Skolemødet, hvor det føres til referat, samt på skolens hjemmeside.

Procedure for indberetning til Det frie Gymnasiums whistleblowerenhed  

Dette er Det frie Gymnasiums procedure for, hvordan der foretages indberetning til skolens whistleblowerenhed. Proceduren er gjort offentlig tilgængelig på Det frie Gymnasiums hjemmeside. 

Whistleblowerordningen skal blandt andet forbedre mulighederne for, at medarbejdere kan pege på og udtale sig om kritiske forhold, uden de behøver at frygte, at det får negative konsekvenser.  

Hvilke rettigheder har du som whistleblower 

Det frie Gymnasium sikrer, at din identitet og de oplysninger, du indberetter, behandles med fortrolighed. Whistleblowerenheden er underlagt en meget streng tavshedspligt.  

Hvis du indberetter til whistleblowerordningen, er du beskyttet mod negative konsekvenser forbundet med en indberetning afgivet i god tro. En indberetning er afgivet i god tro, når du havde rimelig grund til at antage, at de indberettede oplysninger var korrekte på tidspunktet for indberetningen, og at oplysningerne var omfattet af whistleblowerordningen.  

Hvis du indgiver en indberetning i ond tro, kan det få negative konsekvenser for dig, og i særlige tilfælde kan der være grundlag for politianmeldelse.  

Hvis du som ansat oplever at blive mødt med ansættelsesretlige konsekvenser, fordi du har benyttet whistleblowerordningen, vil vi opfordre dig til at henvende dig til whistleblowerenheden, din tillidsrepræsentant eller faglige organisation.  

Hvilke rettigheder har personer berørt af din indberetning

Det frie Gymnasium sikrer, at identiteten på den eller de personer, som er berørte af din indberetning, beskyttes i forbindelse med whistleblowerenhedens sagsbehandling, og at person(erne) har adgang til et effektivt forsvar, herunder ved at registrere indberetningen.  

Hvilke overtrædelser kan der indberettes om i whistleblowerordningen 

Det frie Gymnasiums whistleblowerordning giver mulighed for, at man fortroligt kan indsende oplysninger om alvorlige lovovertrædelser, øvrige alvorlige forhold mv. til en uvildig whistleblowerenhed, som kan undersøge forholdene nærmere.  

Indberetninger skal indgives i god tro og kan f.eks. vedrøre: 

• strafbare forhold, f.eks. overtrædelse af tavshedspligten, misbrug af økonomiske midler, tyveri, svig, underslæb, bedrageri, bestikkelse mv.,
• grove eller gentagne overtrædelser af lovgivningen, f.eks. lovgivning om magtanvendelse, forvaltningsloven, databeskyttelseslovgivningen, offentlighedsloven mv.,
• grove eller gentagne overtrædelser af forvaltningsretlige principper, f.eks. undersøgelsesprincippet, krav om saglighed og proportionalitet mv., ,
• grove eller gentagne overtrædelser af væsentlige interne retningslinjer, f.eks. om tjenesterejser, gaver og regnskabsaflæggelse mv.,
• grove personrelaterede konflikter på arbejdspladsen, f.eks. grov chikane, herunder af seksuel karakter, og  
• bevidst vildledning af borgere og samarbejdspartnere.  

Ordningen omfatter som udgangspunkt ikke indberetninger vedrørende øvrige forhold, f.eks.: 

• HR-forhold,
• oplysninger om mindre væsentlige overtrædelser af interne retningslinjer, f.eks. om sygefravær, rygning, alkohol, påklædning, brug af kontorartikler mv., 
• oplysninger om mindre grove personalerelaterede konflikter på arbejdspladsen, f.eks. om samarbejdsvanskeligheder, mindre uoverensstemmelser og manglende tillid mellem medarbejdere og ledere.  

Der må ikke bevidst indgives urigtige eller vildledende oplysninger gennem whistleblowerordningen. Indberetninger indgivet via whistleblowerordningen i ond tro kan medføre en politianmeldelse, ligesom det kan medføre negative ansættelsesretlige reaktioner.   

Hvem kan indberette til whistleblowerordningen 

Ordningen kan benyttes af alle ansatte på Det frie Gymnasium samt eksterne samarbejdspartnere. 

Whistleblowerordningen kan være relevant at benytte, hvis du fx er blevet opmærksom på ulovlige eller strafbare forhold, og du oplever, at du ikke har nogen at give din viden videre til – eller at du ønsker at videregive oplysningerne fortroligt. Det kan for eksempel også vedrøre sager, der handler om grove eller gentagne overtrædelser af lovgivningen, f.eks. forvaltningsloven eller offentlighedsloven eller grove personrelaterede konflikter på arbejdspladsen, f.eks. seksuel chikane eller bevidst vildledning af borgere og samarbejdspartnere.  

Whistleblowerordningen er et supplement til de almindelige eksisterende muligheder. Du har altid mulighed for at gå til rektor, nærmeste leder, arbejdsmiljørepræsentanten eller tillidsrepræsentanten, hvis du oplever strafbare eller andre kritiske alvorlige forhold på Det frie Gymnasium.  

Det kan derfor være relevant først at prøve følgende, hvis du har en bekymring eller oplever kritiske forhold på skolen:  

• Har du talt med din nærmeste leder om din bekymring? 
• Har du talt med rektor? 
• Har du talt med arbejdsmiljørepræsentanten? 
• Har du talt med tillidsrepræsentanten?  

Hvordan foretager du en indberetning 

Du kan indsende en indberetning via følgende link: Indberetning Whistleblowerordning Det frie Gymnasium.

Det frie Gymnasium anbefaler, at du benytter denne løsning af hensyn til beskyttelse af fortroligheden, dine personlige oplysninger mv. Skolen opfordrer dig til at benytte skolens interne ordning, men skal samtidig gøre dig opmærksom på, at du også har mulighed for at foretage din indberetning til Datatilsynets eksterne og uafhængige whistleblowerordning: https://whistleblower.dk/indberet 

Det frie Gymnasium skal yderligere gøre dig opmærksom på, at din brug af ordningen ikke begrænser din ytringsfrihed som offentligt ansat. 

Hvordan behandles og registreres din indberetning 

Din indberetning til whistleblowerordningen sker gennem et it-system, som automatisk sender en mail til Whistleblowerenheden, der består af Mette Petersen, Peter Futtrup, Kazem Neisari, Lene Stockmarr Eriksen og Cristian Borch. 

Du vil modtage en bekræftelse på modtagelsen af din indberetning inden for 7 dage, og du vil samtidig få oplyst den forventede sagsbehandlingstid. 

Whistleblowerenheden visiterer sagen og drøfter den efterfølgende i samarbejde med den/de udvalgte medarbejder(e) på skolen. Det kan også være, at enheden gør brug af sparring med eksterne jurister, der også er underlagt tavshedspligt.  

Når enheden har modtaget din indberetning, vurderes det først, om der er grundlag for en egentlig behandling af sagen, dvs. om din indberetning falder inden for ordningen eller ej. 

Du vil blive orienteret om sagens behandling og eventuelt udfaldet heraf. Orienteringen kan dog i visse tilfælde være begrænset af reglerne om tavshedspligt mv. Enheden vil holde dig løbende orienteret om behandlingen af din indberetning. 

Hvis der er behov for flere oplysninger fra dig, vil der blive sendt opklarende spørgsmål til dig gennem it-systemet. Det er derfor vigtigt, at du gemmer den kode, du fik da du indberettede, da mangel på svar på opfølgende spørgsmål, kan føre til at sagen må lukkes. 

Falder din indberetning uden for ordningens anvendelsesområde, vil den blive afvist. Whistleblowerenheden vil i givet fald vejlede dig om, hvortil din henvendelse eventuelt kan rettes. 

Whistleblowerenheden refererer til rektor, der træffer beslutning om det videre forløb. Hvis en indberetning omhandler rektor, overgives indberetningen også til bestyrelsesforpersonen.  

Er der grundlag for videre undersøgelser og vurdering af eventuelle disciplinære sanktioner eller endog politianmeldelse, orienteres rektor endvidere med henblik på håndtering af sagen.  

Både whistlebloweren og den indberettede vil som udgangspunkt modtage en orientering/underretning, når sagen er afsluttet.  

Spørgsmål 

Har du spørgsmål til Det frie Gymnasiums whistleblowerordning, kan de rettes til Mette Petersen, mp@detfri.dk, vicerektor på Det frie Gymnasium.